Блок административно-хозяйственной деятельности (АХД) обеспечивает автоматизацию внутрихозяйственных операций, а также ряд операций основной деятельности, связанных с планированием, учетом и распределением доходов и расходов. Блок АХД интегрирован с остальными блоками системы Colvir: использует общее ядро, общие инструментальные средства, выдает стандартную информацию в Главную книгу, в модули управления наличностью и управления рисками.

В состав блока АХД входят модули: Управление бюджетом, Ведение договоров, Счета к оплате, Счета к получению, Основные средства, Товарно-материальные ценности, Персонал и Заработная плата.

Управление бюджетом

Модуль обеспечивает возможность планирования доходов и расходов, относящихся не только к хозяйственной, но и к основной деятельности организации. Классификация доходов и расходов (бюджетная классификация) определяется организацией и может вестись в любых аналитических разрезах. Количество разрезов системой не ограничивается. Количество самих бюджетов тоже не ограничивается. Бюджеты могут вестись в разрезе организационной структуры (центров затрат и центров прибыли), экономической классификации, направлений деятельности вплоть до конкретных продуктов, а также в любых других аналитических разрезах. Имеется возможность калькуляции себестоимости продуктов.

Два стандартных вида бюджетов: бюджет затрат и бюджет движения денежных средств имеют в качестве обязательных разрезов организационную структуру и экономическую классификацию, причем экономическая классификация для каждого из них будет своя. Для любого бюджета, который ведется в системе, может быть сформирован отчет об исполнении бюджета.

Поддерживаются схемы формирования и утверждения бюджетов как снизу вверх, так и сверху вниз. Проекты бюджетов могут вводиться с экрана, рассчитываться по формулам или импортироваться из внешних источников, например, из таблиц MS Excel. Бюджеты могут расписываться по месяцам, кварталам или полугодиям. В процессе формирования бюджета можно сохранять рабочие версии, а затем утверждать любую из них. Стандартными функциями модуля являются планирование в бюджете резервов и пересмотр бюджета.

Возможно одновременное существование бюджетной классификации прошлого и будущего года. Новый бюджет может формироваться заранее с использованием бюджетной классификации будущего года. В случае, если к началу нового года бюджет еще не утвержден, имеется возможность формирования и использования временного бюджета.

Модуль позволяет автоматически контролировать отдельные статьи расходов на наличие свободных средств в бюджете. Строгость контроля может быть настроена, причем для разных статей по-разному: отсутствие контроля, предупреждение, запрет расходных опе-раций.

При необходимости с помощью модуля можно управлять не только бюджетом, но и объемом финансирования, вводя постатейные лимиты платежей для подразделений, направлений деятельности, продуктов.

Ведение договоров

Модуль предназначен для автоматизации ведения договоров, включая графики поставок и оплат, выполнения операций по договорам, проверки наличия средств в бюджете, контроля за ходом исполнения договорных обязательств. Может использоваться как в хозяйственной, так и в основной деятельности организации.

Предусмотрено ведение договоров, включая ввод, просмотр, коррекцию, утверждение, вплоть до печати текстов типовых договоров. Изменения в договоры вносятся с использованием механизма дополнительных соглашений, позволяющего исключить несанкционированные изменения параметров договоров и оставить по любому изменению аудиторский след.

Контроль исполнения графиков поставок и оплат осуществляется автоматически при наступлении соответствующих сроков. Сотрудник, ведущий договор, получает информацию о предстоящей поставке или оплате за заданное количество дней до наступления события. При этом у него имеется возможность принудительного выполнения операций, заплани-рованный срок по которым еще не наступил.

При наличии в системе бюджета, модуль позволяет заблаговременно обнаружить нехватку бюджетных средств для выполнения обязательств по договору и принять меры по их перераспределению.

В модуле ведется учет платежей, полученных товаров или услуг, задолженностей по договорам. Имеются операции для расторжения и завершения договоров. Завершение договоров выполняется, когда все операции по договору завершены, т.е. отсутствует дебиторская или кредиторская задолженность и больше не будет выплат, поступления платежей, получения товаров или услуг.

Счета к оплате

Модуль предназначен для расчетов с поставщиками за приобретенные товары и полученные услуги, для расчетов с подотчетными лицами, а также для учета затрат, связанных с услугами, командировками, заработной платой и т.д.

В модуле имеются все необходимые стандартные функции: ведение поставщиков, включая историю, тарифы и лимиты; ведение подотчетных лиц; исполнение платежей; учет поступлений; учет штрафных санкций; учет задолженностей; учет затрат, включая распреде-ление затрат по аналитическим разрезам, в том числе по продуктам.

Оплата поставщикам товаров или услуг может выполняться по счету, распоряжению или пункту договора. Оплата с превышением суммы, указанной в документах, не допускается. Имеется возможность оплаты третьим лицам в счет задолженности поставщика, частичная и полная оплата, оплата нескольких счетов одной суммой. При наступлении сроков оплаты, указанных в договорах, платежные документы формируются автоматически.

Предусмотрен ввод документов по учету поставок (акты приемки, акты выполненных работ, др.). При наличии в договоре условия «оплата против поставки», оплата блокируется, если нет отметки о выполнении поставки.

В модуле имеются средства учета просроченных платежей и их оплаты со штрафными санкциями; полного или частичного возврата поступивших товаров поставщику; учета поступлений товаров и услуг в счет штрафных санкций.

Счета к получению

Модуль предназначен для выставления потребителям услуг и покупателям товаров счетов к получению за оказанные услуги и поставленные товары и контроля оплаты выставленных счетов.

В модуле имеются все необходимые стандартные функции: ведение контрагентов; выставление счетов к получению; формирование счетов-фактур и требований-поручений; контроль поступления платежей; списание запасов при реализации со склада; возврат оплаты; учет штрафных санкций; учет задолженностей; учет доходов, включая распределе-ние доходов по аналитическим разрезам, в том числе по продуктам.

Контроль поступления платежей использует механизм мониторинга платежей, позволяющий подбирать нужные платежи и связывать их с договорами и счетами к получению. Допускается погашение счетов третьими лицами в счет задолженности контрагентов по счетам к получению.

Предусмотрена возможность вынесения задолженности по счету к получению на просрочку, учета поступлений, включающих штрафные санкции; списания безнадежных долгов по счетам к получению.

Основные средства

Модуль предназначен для выполнения операций с основными средствами (ОС) и отражения этих операций в различных книгах учета (бухгалтерской, управленческой, налоговой и т.д.). Все операции выполняются в разрезе соответствующих книг учета.

В модуле имеются все необходимые стандартные функции: ведение иерархического классификатора ОС; ведение инвентарных карточек предметного учета ОС со всей необходимой информацией о каждом основном средстве, включая историю изменения данных; выполнение всех необходимых операций с ОС; налоговый учет ОС; формирование отчетов.

Каждое основное средство может быть связано с договорами приобретения и выбытия, что позволяет проследить судьбу ОС, полученных по конкретному договору.

Для работы с большими объемами ОС предусмотрены средства объединения ОС в партии и выполнения действий с партиями: изменения состава партий, копирования ОС из одной партии в другую, объединения нескольких партий в новую партию и т.д. Имеется воз-можность массового создания инвентарных карточек ОС и возможность выполнения массовых операций с ОС.

Имеется задача инвентаризации ОС с использованием штрих-кодового оборудования.

Модуль поддерживает следующие основные операции с ОС: поступление (путем приобретения, строительства, получения в уставный капитал, в аренду, др.); перемещение (между подразделениями, складами, группами учета, материально-ответственными лицами); предоставление в аренду; ремонт; модернизация; консервация; разделение / объединение; выбытие (путем реализации, безвозмездной передачи, списания, вклада в уставный капитал); начисление амортизации; переоценка.

Предусмотрены следующие методы начисления амортизации: линейный метод, ресурсный метод, метод уменьшаемого остатка, метод списания стоимости по сумме числа лет срока полезного использования.

Товарно-материальные ценности

Модуль предназначен для выполнения операций с ТМЦ, ведения складского учета и формирования отчетов.

В модуле имеются все необходимые стандартные функции: ведение иерархического классификатора ТМЦ; ведение карточек ТМЦ со всей необходимой информацией; обеспечение гибкой схемы документооборота, связанной с движением ТМЦ по складам; управление запасами (контроль неликвидов, сверхнормативных и дефицитных позиций, в соответствии с максимальными и минимальными уровнями запасов по складам и организации в целом); контроль операций по бюджету затрат (при наличии бюджета); учет затрат; формирование отчетов.

Поддерживаются следующие основные операции с ТМЦ: поступление на склад; отпуск со склада; возврат на склад; перемещение (между складами, подразделениями, материально-ответственными лицами); инвентаризация с возможностью использования штрих-кодового оборудования; списание и выбытие.

Расчет фактической стоимости материалов может выполняться по методам: ФИФО, ЛИФО, средневзвешенная стоимость. Точность расчета – до 18 знаков после запятой.

Персонал

Модуль предназначен для ведения штатного расписания, учета персонала, ведения табеля учета рабочего времени и графика отпусков, оформления приказов, планирования подготовки и переподготовки кадров, формирования отчетов.

Штатное расписание ведется в виде иерархического справочника с произвольным количеством уровней иерархии. В справочнике отражаются: подразделения; положения должностей в иерархии подразделения; должностные оклады (вилки/ тарифы); вакансии на должности и др. Количество занятых вакансий рассчитывается и отображается ав-томатически.

По каждому сотруднику ведется карточка, содержащая всю необходимую информацию, а также досье с возможностью хранения любых документов в произвольном формате.

Предусмотрено выполнение следующих основных операций над сотрудниками: назначение на должность (с испытательным или без испытательного срока); перевод на другую должность; совмещение должностей; командирование; учет больничных и отпусков; обу-чение; изменение реквизитов (имени, семейного положения, надбавки к окладу, др.); увольнение.

Имеется возможность ведения данных по сотрудникам, временно исполняющим другую должность, работающим по договору, совмещающим исполнение разных должностей. Предусмотрено ведение списка резерва должностей.

Заработная плата

Модуль предназначен для расчета заработной платы, других видов выплат персоналу и связанных с этими выплатами налогов.

Расчет заработной платы текущего периода выполняется по всем системам оплаты труда, с учетом всех видов начислений и удержаний. Расчет заработной платы можно вести по всей организации, по подразделениям и конкретным сотрудникам. Предусмотрены средства автоматического переноса долгов прошлых периодов при расчете заработной платы; начисления единовременных выплат (пособий, премий, отпускных); перерасчета налогов за прошлые периоды в автоматическом режиме.

Имеется возможность гибкой настройки расчета заработной платы в части задания алгоритма вычисления подоходного налога, отчислений в фонды, расчета больничных и от-пусков, добавления новых видов начислений и удержаний и алгоритмов их формирования, округления сумм  выдачи на руки и т.д.