Электронный документооборот

Система управления документами для коллективной работы с информацией и доставки ее пользователям.
Почему клиенты выбирают СЭД Colvir
Забота об экологии
Экономия расходов
Контекстный поиск
Контроль результатов
Электронная подпись
О системе электронного документооборота

Документы являются одним из фундаментальных составляющих элементов в истории. Предоставление записей было необходимо для принятия законов и стратегий. В то же время контроль, управление, отслеживание и защита документов стали более сложной задачей в эпоху, когда их можно скопировать и распространить в глобальных сетях в течение нескольких секунд. Отслеживание документов, проверка их актуальности и подлинности, гарантия того, что они не находятся в чужих руках, а также ускорение их создания, изменения, утверждения и распространения, являются досаждающей проблемой для всех нас.

Безбумажный офис выглядит так: это рабочее место, на котором вы ограничили или даже исключили использование бумаги. Это означает, что ваши документы будут цифровыми и это может принести много преимуществ. Это может сэкономить деньги вашего предприятия, повысить производительность, сэкономить рабочее пространство, облегчить документирование и обмен информацией, повысить безопасность хранения информации и способствовать созданию экологически безопасного офиса. Целью предприятий и правительственный агентств является переход к безбумажному офису, они понимают преимущества. Только может оставаться вопрос как можно достичь этого. Необходимо решить ряд вопросов и областей, которые необходимо решить при переходе к безбумажному делопроизводству.

Система электронного документооборота COLVIR - это система, направленная на управление корпоративными документами. Позволяет применять единые средства и методы для обеспечения коллективной работы с информацией любого вида и может доставлять ее всем пользователям корпоративной системы и внешним агентам. Администрирование, настройка и интеграция с другими корпоративными системами выполняются просто и быстро. Решения и возможности платформы обеспечивают работу единой системы у компаний с организационной структурой различной сложности. Также поддерживается работа подразделений и филиалов в единой системе регионально-распределительной сети.

Система включает все возможности для организации единого электронного потока документов:

  • Коллективная работа персонала исполнением документа, включая введение версий документов
  • Регистрация входящих документов из широко распространенных источников
  • Электронная подпись
  • Электронное подтверждение и утверждение документов
  • Распределение и отправка документов персоналу на рассмотрение
  • Полные записи пути перемещения документа
  • Различные уведомления о любых действиях, предпринятых другими участниками процесса
  • Предоставление прав доступа
  • Многоуровневая процедура для подтверждения
  • Контроль за выполнением документов и инструкций
  • Возможность получения регулярных и аналитических отчетов
  • Поиск по атрибутам
  • Контекстно-ориентированный поиск в соответствии с предварительно идентифицированными и индексированными данными
  • Работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными документами, вложениями
  • Электронное распространение документов
  • Получение документов посредством сканирования и распознавания
  • Уменьшением затрат на доступ к информации и обработку документов

Система обеспечивает реализацию самых сложных требований клиентов, позволяет оперативно управлять большим количеством материалов и поддерживает одновременную работу большого количества пользователей. Система использует меры безопасности, включая преобразование контента в цифровую форму, контроль доступа, цифровую ликвидацию данных. Технологии соответствуют всем стандартным требованиям, необходимым для обеспечения защиты информации.

К основным достоинствам электронного документооборота можно отнести следующие:

  • централизованное, структурированное и систематизированное хранение документов в электронном архиве
  • сокращение расходов на печать, почтовую пересылку и хранение бумажных счетов-фактур
  • единообразный подход к процедурам формирования и обработки документа
  • сокращение времени на доставку, регистрацию и согласование документов
  • быстроту подписания документов
  • возможность круглосуточно в режиме online осуществлять любые операции с документами: поиск, загрузку, печать, сверку, отклонение, а также отслеживать их движение
  • быстрый поиск документов

Конфиденциальность обмена обеспечена шифрованием документов:

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) обеспечивает идентификацию подписанта и целостность передаваемых документов. Доставка электронных документов гарантируется оператором документооборота.

Экономия времени: служащие тратят меньше времени на поиск бумажных документов. Благодаря центральной базе данных, регулярно создаются резервные копии файлов, благодаря чему исключается возможность того, что документ будет безвозвратно потерян. Совершенно исключается потеря времени на поиски файлов и документов, которых, по какой-то причине, не оказалось на своём месте.

Использование физического пространства и техники:  ценные квадратные метры, занятые лишними серверами и прочими устройствами для хранения документов могут быть освобождены. В зависимости от статуса и актуальности информации, документы и файлы могут безопасно удаляться по истечении срока их хранения. Управление данными способствует более адекватному использованию места для хранения.

Повышение прозрачности внутренней работы предприятия:  СЭД позволяют руководителям наблюдать за статусом документа, на протяжении всех этапов его согласования и утверждения. В дополнение к этому, СЭД позволяет моментально и легко вызвать не только запрашиваемый файл, но также и полный отчёт о том, кто его создал, кто имел к нему доступ и кто его редактировал.

Снижение затрат на распечатку, почтовые марки, конверты и пересылку: бумажные документы, которые пересылаются между отделами или поставщиками, могут пересылаться в электронном виде.

  • При входе в систему, печатная копия полностью оцифровывается и в результате можно найти документ по любым словам
  • Распределение планов действий, приказов, решений, директив и других документов по разделам и отправка их в качестве задачи на исполнение, а также возможность отслеживания результатов выполнения
  • Возможность выбора среди задач нескольких документов и отправка их одному пользователю
Заказать звонок
Хотите получить видео-презентацию наших продуктов или у вас возникли вопросы? Оставьте свой телефон, и наш менеджер свяжется с вами в ближайшее время